Manchmal entstehen die besten Partnerschaften ganz spontan, zum Beispiel auf einer
Fachveranstaltung. Bei der Brandschutz Fachtagung in Rum lernten wir Andreas kennen,
den Haustechniker des Sozialzentrums Pillerseetal. Es dauerte nicht lange, bis klar war:
Viele Arbeitsprozesse liefen dort noch analog. Prüfungen wurden handschriftlich
dokumentiert, Aufgaben mündlich weitergegeben und der Überblick fehlte häufig.

Heute sieht das ganz anders aus. Mit der Einführung der digitalen Plattform von
HOUSEBOOK konnten Andreas und sein Team ihre Abläufe vollständig neu strukturieren.
Was sich verändert hat, ist bemerkenswert und relevant für viele andere öffentliche
Einrichtungen.

Analoge Verwaltung – ein unterschätztes Risiko

In vielen kommunalen Gebäuden, von Sozialzentren über Schulen bis hin zu
Pflegeeinrichtungen, sind Arbeitsprozesse noch stark von analogen Abläufen geprägt. Das
klingt harmlos, ist in der Praxis aber oft ein echtes Risiko.

Fehlende Übersichtlichkeit gehört zu den häufigsten Problemen. Wer kontrolliert wann
welche Anlage? Wo sind die Nachweise? Wer wurde beauftragt und ist die Aufgabe wirklich
erledigt? Werden diese Fragen auf Papier oder per Zuruf beantwortet, entstehen schnell
Fehler.

Auch bei wiederkehrenden Aufgaben wie Brandschutzprüfungen, Wartungen oder
Sicherheitskontrollen kommt es immer wieder zu Versäumnissen. Vor allem bei
Personalwechseln oder im Krankheitsfall fehlt oft ein nachvollziehbarer Status, was nicht nur
ineffizient ist, sondern im Zweifel auch rechtliche Konsequenzen haben kann.

Andreas beschrieb es bei unserem ersten Gespräch so: „Wenn ich im Urlaub war, wusste
keiner genau, was noch offen ist. Und wenn ein Zettel verloren ging, war der Nachweis
weg.“ Solche Lücken lassen sich mit digitalen Lösungen heute vollständig vermeiden, wenn
man bereit ist, alte Muster zu hinterfragen.

Der digitale Neustart im Sozialzentrum Pillerseetal

Das Gespräch mit Andreas war der Startschuss für einen digitalen Wandel im
Sozialzentrum. Gemeinsam schauten wir uns an, wie die Software von HOUSEBOOK helfen
könnte, Aufgaben zu strukturieren und Prüfungen sicher zu dokumentieren.
Der Einstieg war denkbar einfach: Jede relevante Anlage, ob Sprinkleranlage,
Brandmelderzentrale, Notstromaggregat oder einzelne Räume, erhält einen eigenen
QR-Code. Wird dieser Code gescannt, öffnet sich automatisch die digitale Prüfmaske in der
App, am Handy oder am Tablet. Prüfungen lassen sich dort direkt samt Foto, Notizen,
Zeitstempel und dem Namen des Verantwortlichen dokumentieren.

Auch das Aufgabenmanagement wurde neu aufgesetzt: Aufgaben werden nun digital
zugewiesen, erledigte Tätigkeiten mit einem Klick abgeschlossen und automatisch archiviert.
Wiederkehrende Aufgaben wie Wartungen oder gesetzliche Prüfungen erscheinen zum
festgelegten Zeitpunkt automatisch.

Das Team musste nicht lange überzeugt werden. Im Gegenteil: Die neue Transparenz
sorgte für Klarheit und Vertrauen. Niemand musste mehr nachfragen, wer was erledigt hat,
denn es ist für alle nachvollziehbar. Besonders hängen geblieben ist ein Satz von Andreas:
„Nur weil wir’s früher immer anders gemacht haben, heißt das nicht, dass es der beste Weg
war.“

Was andere Einrichtungen aus diesem Beispiel lernen können

Die Veränderungen im Sozialzentrum Pillerseetal sind kein Einzelfall, sondern beispielhaft
für viele öffentliche Einrichtungen. Ob Schule, Kindergarten, Gemeindezentrum oder
Pflegeheim: Überall dort, wo technische Anlagen betreut und sicherheitsrelevante Aufgaben
regelmäßig geprüft werden müssen, hilft eine digitale Lösung wie HOUSEBOOK enorm.

Ein großer Vorteil liegt in der Modularität: Es muss nicht sofort das gesamte System
umgestellt werden. Viele Einrichtungen beginnen mit den wichtigsten Bereichen – zum
Beispiel Brandschutz und erweitern die Nutzung Schritt für Schritt.

Wichtig ist, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen. Denn digitale Transformation ist nicht
nur Technik, sondern auch Kultur. Wenn Prozesse gemeinsam neu gedacht und konsequent
vereinfacht werden, entsteht echte Entlastung statt Belastung.

Auch die Nutzerfreundlichkeit spielt eine entscheidende Rolle: HOUSEBOOK wurde so
entwickelt, dass es sofort verständlich ist, selbst für technisch weniger affine Mitarbeitende.
Kein Schulungsaufwand, keine langwierige Einführung – sondern sofortige Anwendung im
Alltag.

Datenhoheit, Datenschutz und Rechtssicherheit sind dabei selbstverständlich gewährleistet.
Alle erfassten Informationen bleiben innerhalb der Einrichtung und werden DSGVO-konform
verarbeitet.

Fazit

Das Sozialzentrum Pillerseetal zeigt eindrucksvoll, wie schnell und unkompliziert der Wandel
von analogen zu digitalen Prozessen möglich ist, wenn die richtige Lösung gefunden wird.

Digitale Tools wie HOUSEBOOK sind nicht komplex, sondern praxisorientiert. Sie entlasten
Mitarbeiter, schaffen Transparenz und sorgen dafür, dass kein Schritt verloren geht.

Die Umstellung auf digitale Prüfprozesse und Aufgabenverwaltung ist längst kein
Zukunftsthema mehr, sondern eine Notwendigkeit, um öffentliche Einrichtungen effizient und
rechtssicher zu betreiben.

Was wäre bei Ihnen der erste Bereich, den Sie gern einfacher und klarer aufstellen würden?

Probieren Sie es gerne selber aus: Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und testen Sie HOUSEBOOK kostenlos.