Von Zettelwirtschaft zur digitalen Lösung: Wie die Bildungsstätte Knivsberg ihr Facility Management optimiert
Die Bildungsstätte Knivsberg ist das kulturelle Zentrum und ein wichtiger Treffpunkt der deutschen Minderheit in Nordschleswig. Hier finden Seminare zur politischen Bildung, Konzerte und Klassenfahrten statt. Zudem bietet das 14 Hektar große Gelände zahlreiche Möglichkeiten für Sport- und Freizeitaktivitäten – von Fußball und Beachvolleyball bis hin zu Discgolf und Handball.
Doch mit einem weitläufigen Gelände und mehreren Gebäuden kommt auch eine große Verantwortung: Wie behält man den Überblick über Instandhaltungen, Renovierungen, Wartungen und Inspektionen?
In den letzten Jahren wurden zahlreiche Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt – darunter neue Fußböden, besser isolierte Fenster und energiesparende Beleuchtung. Doch all diese Maßnahmen zu dokumentieren, war bislang eine Herausforderung.
„Unsere Renovierungen wurden auf verschiedene Weise festgehalten – mal in Ordnern, mal in Excel-Tabellen. Wenn wir frühere Maßnahmen nachverfolgen wollten, war das oft mit großem Suchaufwand verbunden.“ – Elisabeth Simon, Projektmitarbeiterin Knivsberg
Um das Facility Management effizienter und transparenter zu gestalten, entschied sich das Team von Knivsberg für HOUSEBOOK – eine digitale Lösung, die speziell für die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen entwickelt wurde.
Alle Modernisierungen an einem Ort dokumentiert
Wer kennt es nicht? Eine Renovierung ist abgeschlossen, doch Monate später stellt sich die Frage: Was genau wurde eigentlich gemacht?
Mit HOUSEBOOK Control gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Alle Renovierungen, Modernisierungen und Wartungen werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind jederzeit abrufbar. So kann das Team in Knivsberg nicht nur alle durchgeführten Maßnahmen dokumentieren, sondern auch Änderungen oder neue Projekte direkt aktualisieren.
✅ Renovierungsmaßnahmen jederzeit nachvollziehbar
✅ Fotos und Berichte sorgen für eine transparente Dokumentation
✅ Kein langes Suchen nach alten Unterlagen mehr
„Die Instandhaltungsmaßnahmen auf unserem Gelände sind vielfältig. Dank HOUSEBOOK haben wir jetzt alle Fortschritte übersichtlich dokumentiert“ – Ulf Schulze Christensen, Facility Management Knivsberg
Mehr Sicherheit durch digitale Prüfprotokolle
Die Bildungsstätte Knivsberg beherbergt regelmäßig Besucher:innen, Veranstalter:innen und Seminargruppen. Sicherheit und Brandschutz spielen daher eine zentrale Rolle. Früher wurden Sicherheitsprüfungen und Inspektionen handschriftlich in Ordnern abgelegt – ein aufwendiger Prozess, der oft zu Verzögerungen führte.
Jetzt sind sämtliche wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Prüfungen digital erfasst und jederzeit abrufbar. Sollte doch einmal eine ausgedruckte Version benötigt werden, kann der Bericht mit wenigen Klicks als PDF exportiert werden.
✅ Kein mühsames Durchsuchen von Aktenordnern mehr
✅ Schneller Zugriff auf alle Prüfberichte für Brandschutz & Sicherheit
✅ Automatische Erinnerungen für anstehende Inspektionen
Schadensmeldungen schneller erfassen und bearbeiten
Ob kaputte Beleuchtung, ein beschädigtes Sportgerät oder eine defekte Tür – in einem großen Bildungs- und Veranstaltungszentrum entstehen täglich kleinere und größere Instandhaltungsaufgaben.
Früher wurden Schäden oft per Zettel oder E-Mail gemeldet. Das Problem? Meldungen gingen verloren oder wurden verzögert bearbeitet.
Mit der HOUSEBOOK-App können Schäden nun direkt vor Ort mit Fotos und Kommentaren dokumentiert und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.
✅ Schäden direkt per App erfassen – sofort mit Fotos dokumentiert
✅ Automatische Weiterleitung an die zuständige Person
✅ Schnellere Bearbeitung & weniger Missverständnisse
„Egal, ob es um Reparaturen im Gelände oder in unseren Gebäuden geht – mit HOUSEBOOK können wir Schäden und Verbesserungsvorschläge sofort an die richtigen Mitarbeitenden weitergeben, damit sie zeitnah behoben werden.“ – Andreas Petersen, Hausmeister Knivsberg
Einfache Bedienung & Cloud-Speicherung – Zugriff jederzeit & überall
Eine der größten Stärken von HOUSEBOOK ist die intuitive Bedienung. Das Team von Knivsberg konnte die Software ohne lange Einarbeitung sofort nutzen.
Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und sind jederzeit abrufbar – sei es auf dem Büro-Computer, Tablet oder Smartphone.
✅ Benutzerfreundliche Oberfläche – keine komplizierte Einarbeitung nötig
✅ Cloud-Speicherung – Zugriff von überall möglich
✅ Höchste Datensicherheit für alle Dokumente
Fazit: Digitalisierung sorgt für mehr Effizienz & Transparenz
Mit der Einführung von HOUSEBOOK hat die Bildungsstätte Knivsberg ihr Facility Management auf ein neues Level gehoben. Prozesse, die früher viel Zeit und Aufwand gekostet haben, sind jetzt einfacher, effizienter und transparenter.
📌 Renovierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sind dokumentiert & jederzeit abrufbar
📌 Sicherheits- und Brandschutzprotokolle sind digital organisiert
📌 Schadensmeldungen werden schneller erfasst und bearbeitet
📌 Daten sind sicher in der Cloud gespeichert & jederzeit abrufbar
Der Wechsel von Papier zu digitalen Prozessen hat sich für Knivsberg mehr als ausgezahlt – und zeigt, dass modernes Facility Management einfach und effizient sein kann.
Wie dokumentiert ihr eure Instandhaltungsmaßnahmen? Noch in Ordnern oder schon digital? 😉
